Jak skutecznie kontrolować TCO

Obliczenie TCO w przypadku sprzętu i technologii IT nie jest proste. Jest to chyba najszybciej rozwijający się sektor w gospodarce i trudno przewidzieć przyszłe koszty utrzymania i modernizacji floty teleinformatycznej. W skład tych kosztów wchodzą m.in. zakup sprzętu i licencji na używanie oprogramowania, wsparcie techniczne, wdrożenie i integracja z istniejącym systemem w przedsiębiorstwie, wynagrodzenie pracowników odpowiedzialnych za bieżące prace związane z zarządzaniem i konserwacją sprzętu.

Ale oprócz tych kosztów istnieją jeszcze inne, o których trzeba pamiętać, a z istnienia których rzadko zdajemy sobie sprawie w momencie zakupu. Są to m.in. koszty rozszerzonej gwarancji i obsługi pogwarancyjnej, części zapasowe, energii elektrycznej, przestoje i związana z tym utrata produktywności, magazynowanie starego sprzętu i koszty jego utylizacji. Nie bez znaczenia jest także zadowolenie pracowników, klientów oraz bezpieczeństwo danych.

We wszystkich opracowaniach branżowych dotyczących TCO podaje się, że zakup sprzętu i oprogramowania to jedynie 20-25% kosztów całkowitych. Pozostałe koszty są związane właśnie z utrzymaniem i użytkowaniem sprzętu. To w tych ostatnich 75-80% poszukuje się źródeł oszczędności.

Polecamy: Co z leasingiem sprzętu IT

Najlepszym sposobem zredukowania kosztów obsługi sprzętu teleinformatycznego jest leasing operacyjny. Co do zasady klient nie przejmuje urządzeń na własność po zakończeniu okresu leasingu – zakup jest tylko jedną z opcji dalszego z nich korzystania (można je także zwrócić albo przedłużyć umowę leasingową).